WEBディレクター、デザイナー歴15年、企業の企画室室長として10年、企業法務部署立ち上げ及び実務6年以上の経験があります。「デザイン経験」＆「法務知識」を駆使して「新商品企画」「業務改善」などをしています。
・在宅勤務時に契約締結の話が進んでしまったけど社印をもらう必要がある。
・契約書の社印をもらう処理が数週間かかってしまう。相手は急いでいるのに・・・
・電子契約なら印紙税がいらないってほんと？
この記事はこんな悩みに対する解決の道しるべです。
ペーパーレス化・デジタル化の時代背景
働き方改革において、ペーパーレス・紙の電子化は効率アップにかかせない方法です。しかし、ペーパーレス化ができない書類もたくさんあります。契約書もそのひとつですが、現在は法改正されて、紙で保管することが必須でなくなりました。
企業で使われる文書の電子化は「電子帳簿保存法」で定められています。以前は3万円未満のものという制限がありましたが2016年1月から、制限が撤廃されて、すべての契約書・領収書の電子保存ができるようになりました。更に2017年1月からは、領収書・請求書をスマホで撮影して電子化できるようにもなっています。そして2019年5月にはデジタルファースト(手続)法案が成立して、行政手続きなどのデジタル化が推進されています。マイナンバーカードなどは一例といえるのかもしれませんね。
そもそも契約・契約書とは
契約自体は口約束でも可能です。ただ、紛争となったとき証拠がないので、言った・言ってない、という水掛け論になることを避けるために契約内容を文書化したのが契約書です。なので、明文化されたものがあれば、基本的にはよいのですが、日本では印鑑、海外では直筆サイン、が必要となっていました。これは証拠となる重要な書類を容易に真似されないようにするためです。
契約書を電子化するメリット
社印が不要となりどんな場所でも押印できる
紙の契約書だと、会社の実印を何か所も押印してもらう必要があります。実印は本社など限定された場所にしかないので処理に時間がかかってしまいます。電子化すればその処理にかかる時間は大幅に軽減し、またどんな場所でも決済できるのでテレワークであってもわざわざ出社する必要はありません。
安全・電子証明書
前述のように、容易に真似をされると契約書としてまったく意味がありません。しかし、現代では暗号化、改ざん防止機能などで保護し紙の契約書よりも安全性が高い面もあります。またログが残る為、誰が、どの端末で、どこで署名したか、なども記録されるので、それに関しての証明書も発行可能。
収入印紙が不要になる
契約書に貼る収入印紙は「文書」にかかる税金です。なので紙の場合は必要ですが、電子書類には発生しません。７号文書となる契約書だと、4000円の印紙が１通につき必要となります。また２号文書となると契約金額が大きくなればなるほど印紙税も高額になってきますので電子化はコスト削減にも大きな効果を発揮します。
契約書を電子化するデメリット
慣例が妨げになる
日本人の古い感覚では、実印をしっかり捺印することが重要という考えが根付いています。新しい世代に交代するときがやり方を変えるチャンスかもしれません。
契約は相手がいるので応じてくれなけば無理
海外企業との契約では、電子契約は一般化してきています。しかし日本国内はまだ少数派と言わざるを得ないでしょう。
電子化不可の契約書
定期借地契約、定期建物賃貸借契約などは書面での契約が義務付けられています。
電子契約サービス
電子化は単にWordでデータを作成して、電子印を張り付けてPDF化すればいいものではありません。前述のように、暗号化・改ざん防止などが必須です。今、法的効力を持つ電子印鑑サービスには様々なサービスが出てきていますので導入を考えてみてはいかがでしょう。
ちなみに数あるサービスの中から「いいなっ」て思ったのはこちらです。
■GMO電子印鑑Agree
以下のような特徴があったからですが、
●弁護士監修で法的効力がある。
●導入社数国内No.1(「電子署名」タイプ電子契約サービスで)
●お試しフリープランがある。(数量制限あり)
法的効力により月額10,000円、20,000円プランあり。
●一部上場企業のサービス。
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法的効力がある確実なクラウド電子契約
まとめ
●社印が不要となりどんな場所でも押印できる
●安全・電子証明書
●収入印紙が不要になる契約書を電子化するデメリット
●慣例が妨げになる
●契約は相手がいるので応じてくれなけば無理
●電子化不可の契約書（定期借地契約、定期建物賃貸借契約など）は無理（↓）法的効力を持つ電子印章サービス（お試しフリープランあり）
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